Ta strona omawia podstawy tworzenia, przypisywania i zarządzania notatkami CRM.

Jeśli jesteś nowy w Orderbot lub chciałbyś poznać podstawy tego, do czego służy CRM i jak działa w Orderbot, odwiedź naszą stronę Co to jest CRM? strona.

Istnieją dwie strony gdzie możesz utworzyć notatkę CRM:

1. Klienci > Zarządzanie Klientami i Zamówienia > Nowe Zamówienia

   Twoja pierwsza opcja to użycie tego samego menu wyszukiwania i zamówień, którego używasz do regularnych operacji. Ta strona jest dostępna pod opcjami menu Klienci oraz Zamówienia. (Jest to spowodowane tym, że zarówno wyszukiwanie klientów, jak i składanie zamówień można wykonać na tej samej stronie.)

   •  Wyszukaj klienta (Możesz użyć filtrów, takich jak kraj lub kod pocztowy, aby zawęzić wyszukiwanie i zlokalizować klienta.)
   • Zobaczysz małą ikonę schowka i trójkąta. Kliknij schowek, aby stworzyć nową notatkę.

   

2. Klienci > Notatki CRM

   Twoja druga opcja to strona Notatki CRM pod Klient > Notatki CRM. Ta kolorowa strona jest najlepsza do zarządzania i śledzenia notatek CRM, gdy już utworzyłeś przynajmniej jedną notatkę CRM dla klienta za pomocą pierwszej metody powyżej. Korzystając z tej metody, tworzysz nową notatkę CRM, gdy zakończysz poprzednią.

   

   • Szukaj notatek CRM. (Możesz filtrować wg statusu, czynności i zmiennych lub wg przedstawiciela handlowego, któremu przypisane są notatki)
   • Znajdź notatkę, którą chcesz oznaczyć jako zakończoną. Kliknij ikonę małego czerwonego X.
   • Zobaczysz okno wyskakujące z pytaniem, czy chcesz tylko oznaczyć notatkę jako zrobioną, czy także utworzyć nową notatkę. Wybierz 'Oznacz + Nowa Notatka'.

   

   • To zamknie poprzednią notatkę i otworzy stronę do utworzenia nowej. (Zauważ, że jeśli zamkniesz to okno, zamkniesz notatkę bez planowania żadnej dalszej czynności.)

Dobrze, teraz wiesz gdzie tworzyć notatkę. Masz otwartą notatkę CRM i jesteś gotowy, aby ją wypełnić. Co dalej?

Każda konfiguracja CRM jest nieco inna. Zobaczysz Statusy, Czynności i Zmienną, które administrator ustawił w Orderbot.

• Status: Obecny stan tego klienta. Status wyświetla się jako kolumna na stronach wyszukiwania klientów, pozwalając przedstawicielom szybko zobaczyć ważne informacje, na przykład, czy konto jest opóźnione, czy prowadzi.
• Czynność: Co należy zrobić? (np. Zadzwoń, Wyślij Próbkę)
• Czynność/Termin realizacji: Jaki jest termin? Jeśli ten termin upłynie bez zamknięcia notatki, pojawi się w sekcji Zaległe na stronie notatek CRM.
• Przydziel do: Kto musi to zrobić?
• Zmienna: Opcje filtrowania. Najczęściej używane to Strefa Czasowa lub Ranking Klientów. Zobacz poniżej informacje o Zmiennych i Wyszukiwaniu.
• Zakończ Ostatnią Notatkę: Jeśli istnieje już notatka dla tego klienta, to pole automatycznie zamknie tę, gdy zostanie utworzona nowa.

Po wypełnieniu wszystkiego kliknij Wyślij. 

 UWAGA: Lista rozwijana 'Przydziel do' na stronie Notatki CRM różni się od listy rozwijanej Przedstawiciel Handlowy, którą ustawiłeś na stronie Zarządzanie Przedstawicielami Handlowymi. To umożliwia precyzyjne zarządzanie operacjami. (np. Możesz mieć konto przypisane do jednego przedstawiciela, zamówienie do innego, a notatkę CRM do jeszcze innej osoby) Jednakże oznacza to również, że jeśli przypiszesz nowego przedstawiciela do klienta, będziesz musiał przenieść swoje notatki CRM. Przejdź do sekcji poniżej o przenoszeniu notatek CRM, aby uzyskać więcej informacji.

 PODPOWIEDŹ: Jeśli chcesz tworzyć notatki wewnętrzne, możesz utworzyć swoją firmę jako 'klient' w Orderbot.

Dla każdego menu rozwijanego na Twojej notatce CRM, chcesz wybrać odpowiednią opcję dla typu notatki, którą tworzysz. Na przykład, jeśli ustawiłeś zmienną jak 'Sklep' z listą rozwijaną różnych typów sklepów (Spożywczy, Zabawkowy, itp.), wybierzesz najbardziej odpowiednią do opisu swojego klienta.

Takie kategoryzowanie notatek CRM pozwala szybciej wyszukiwać powiązane notatki na stronie Notatek CRM.

Przejdź do Klient > Notatki CRM. Spójrz na Zmienna, jeśli rozwijana. To jest miejsce, gdzie możesz filtrować wyszukiwania za pomocą niestandardowych zmiennych, które ustawił Twój administrator w Prefs > Ustawienia Klienta > Ustawienia CRM.

Więc jeśli chcesz zlokalizować wszystkie swoje notatki dotyczące Sklepu Spożywczego, aby zadzwonić do nich w sprawie nowej promocji, jest to tak proste, jak wyszukiwanie według zmiennej 'Sklep' na stronie Notatek CRM. To samo dotyczy każdej innej zmiennej, którą możesz ustawić, takie jak 'Strefa Czasowa' lub 'Ranking Klientów'.

Na stronie Notatek CRM możesz filtrować według następujących pól:

• Status - Status przypisany do notatki.
• Czynność - Czynność przypisana do notatki.
• Zmienna (Zmienna jeśli rozwijana) - To są niestandardowe zmienne, które ustawił Twój administrator użytkownika.
• Przydzielono - Przedstawiciel handlowy, któremu przypisano notatkę. (Nie używaj opcji 'przydzielono' dla tego. Zobacz poniższą notkę.)
• Zakres dat - Wyświetla wszystkie notatki w danym zakresie.
• Uwzględnij ukończone zadanie - Pozwala włączyć lub wykluczyć notatki, które już zostały zakończone i zamknięte. (Jeśli wyszukujesz w przeszłym zakresie dat, prawdopodobnie chcesz uwzględnić to.)

 UWAGA: Zobaczysz także mały kwadracik po prawej stronie, gdzie możesz wybrać zakres dat i przedstawiciela do 'przydzielenia do'. Ta funkcja nie jest używana do wyszukiwania notatek. Użyjesz tego do grupowego ponownego przypisania notatek CRM do innego przedstawiciela handlowego. Zobacz poniższą sekcję o ponownym przypisaniu notatek.

Jeśli chcesz przypisać pojedynczą notatkę, wykonaj te kroki:

1. Wykonaj wyszukiwanie, aby wyświetlić notatki, które chcesz zmienić.
2. Kliknij ikonę Edycja obok notatki.
3. Na ekranie notatki wybierz przedstawiciela handlowego, do którego chcesz przypisać, z listy rozwijanej.
4. Kliknij Wyślij. Powtórz z innymi notatkami.

Mamy także funkcję masowego przepisania notatek.

1. Najpierw wykonaj wyszukiwanie, aby wyświetlić notatki, które chcesz zmienić.
2. Zaznacz pole po lewej stronie każdej notatki, którą chcesz przepisać.
3. Na górze znajduje się małe okienko z napisem wybierz datę i przydziel do. Wybierz datę, a następnie wybierz nowego przedstawiciela z listy rozwijanej.
4. Kliknij Wyślij. Na górze strony pojawi się komunikat, czy ponowne przypisanie było udane.