Les bons de commande (PO) vous permettent de gérer votre inventaire en passant des commandes auprès des fournisseurs, en recevant l'inventaire et en rapprochant vos achats avec votre logiciel de comptabilité. C'est un peu plus complexe que nos autres options de gestion d'inventaire.
Veuillez regarder notre série de vidéos sur les bons de commande si vous avez des questions auxquelles ce guide ne répond pas.
Remarque : Pour utiliser les bons de commande, vous devez configurer une nomenclature pour tous vos produits, afin qu'ils disposent d'une unité de vente, d'une unité en stock et d'une unité d'achat. Consultez notre série de vidéos sur la configuration des produits pour plus d'informations. Si votre unité de vente et votre unité d'achat sont les mêmes (par exemple, vous vendez le même article que vous achetez), vous pouvez également configurer un produit 1:1 / nomenclature simple.
Création de bons de commande
- Accédez à Achat > Bons de commande > Afficher les fournisseurs.
- Recherchez un fournisseur. Vous pouvez filtrer votre recherche par nom et prénom du contact du fournisseur, nom du fournisseur, ID du fournisseur, code postal, adresse e-mail ou numéro de téléphone. Si vous souhaitez rechercher tous les fournisseurs, laissez simplement tous ces champs vides.
- Trouvez le fournisseur qui distribue le produit que vous souhaitez commander. Vous devez avoir configuré et assigné les fournisseurs à vos unités d'achat avant de pouvoir créer un bon de commande. (Si vous achetez le même produit auprès de plusieurs fournisseurs, vous devez créer plusieurs unités d'achat et les lier à une seule unité d'inventaire.)
- Cliquez sur le bouton Commande à côté de ce fournisseur.
- Vous serez redirigé vers un carnet de commande PO très similaire à celui que vous utilisez pour passer des commandes régulières. Sélectionnez une catégorie de produit pour afficher une liste de produits à commander.
- Si vous ne voyez pas au moins une catégorie de produit (par exemple, par défaut), cela signifie que ce fournisseur n'a pas été assigné à des unités d'achat.
- Entrez une quantité pour chaque produit que vous souhaitez commander.
- Cliquez sur le bouton Ajouter.
- Concentrez-vous sur les trois onglets de commande : Articles, Expédition et Notes.
- Dans l'onglet Articles, une fois que vous avez ajouté un produit, vous pouvez appliquer une remise, modifier les frais d'expédition ou supprimer un article.
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Remise - Cliquez sur le signe $ vert à côté d'une ligne d'article pour appliquer une remise.
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Modifier les frais d'expédition - Cliquez sur le bouton Modifier à côté de 'livraison' pour modifier manuellement vos frais d'expédition.
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Supprimer un article - Cliquez sur la poubelle pour supprimer un article que vous avez ajouté.
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- Dans l'onglet Expédition, vous devez remplir les informations de livraison. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder les détails de l'expédition une fois terminé !
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Centre de distribution - Sélectionnez un centre de distribution (DC) dans le menu déroulant. Notez que le DC que vous sélectionnez ici déterminera quel entrepôt apparaîtra dans les rapports sous En commande, tels que le Composant de statut de stock.
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Méthode d'expédition - Cliquez sur le cercle à côté de la méthode d'expédition que vous souhaitez utiliser pour ce bon de commande.
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Date d'expédition - La date à laquelle le bon de commande doit être expédié. Cliquez sur l'icône de calendrier (
) pour sélectionner une date. -
Date de réception - La date à laquelle ce bon de commande a été reçu. Laissez ce champ vide lors de la création initiale d'un bon de commande. Ce champ est pour lorsque vous modifiez un bon de commande après sa réception.
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Date d'arrivée - Date d'arrivée estimée. Cela apparaîtra sur certains rapports pour la gestion de l'inventaire.
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Nom du destinataire - Cette information provient de votre centre de distribution sous Préférences > Configuration du système > Paramètres d'expédition et de taxe. La même chose vaut pour Nom de l'entreprise, Adresse, Numéro d'appartement/Suite, Pays, État/Province, Ville, Code ZIP/Postal, et numéro de téléphone.
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Bon de commande - Ce champ sert à assigner un numéro de bon de commande utilisé dans tout autre système.
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Notes de commande - Pour les instructions de livraison. Celles-ci apparaîtront sur votre facture de bon de commande.
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- Dans l'onglet Notes, vous pouvez ajouter une note spéciale supplémentaire. Comme la note de commande, cela apparaîtra sur votre facture de bon de commande. Cela apparaîtra également sur la page de détail du bon de commande.
- Lorsque vous avez terminé d'ajouter tous les produits et informations à votre bon de commande, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Soumettre la commande. Vous serez automatiquement redirigé vers la page de détail du bon de commande.
Voir les bons de commande
Pour voir vos bons de commande une fois créés, allez sur Achat > Bons de commande > Voir bon de commande.
Sélectionnez vos filtres et cliquez sur Soumettre.
Ce sont les filtres de recherche que vous pouvez utiliser sur cette page :
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Plage de dates - Cliquez sur l'icône de calendrier () à côté des champs de plage de dates vides pour afficher un calendrier où vous pouvez choisir une date.
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Date de commande, date d'expédition et date de réception - Par défaut, toute plage de dates que vous recherchez sur cette page sera la date de commande, qui est le jour où le bon de commande a été créé initialement. Vous pouvez également filtrer par date d'expédition ou date de réception à la place.
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Afficher les produits - Cochez cette case pour afficher le nom et SKU du produit (Unité de vente) au lieu du nom et SKU de l'Unité d'achat.
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Statut du bon de commande - Cochez les cases à côté des statuts En commande, Reçu, Rapproché ou Supprimé pour ne rechercher que les bons de commande avec ce statut.
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ID de commande - L'ID attribué à un bon de commande spécifique que vous recherchez.
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Prénom - Le prénom du contact assigné à un fournisseur.
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Nom - Le nom de famille du contact assigné à un fournisseur.
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Nom du compte - Le nom du fournisseur.
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Catégorie - Utilisez ce menu déroulant pour limiter votre recherche à une catégorie de produit spécifique.
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Contenu du produit - Recherchez des bons de commande contenant un nom de produit spécifique.
Une fois votre recherche effectuée, vous verrez une liste de bons de commande. Cliquez sur le lien ID de commande pour voir une page plus détaillée sur un bon de commande spécifique.
Sur la page de détail du bon de commande, vous pouvez envoyer par e-mail votre facture de bon de commande à votre fournisseur, modifier votre bon de commande ou cliquer sur 'Voir le bon de commande' pour prévisualiser et imprimer votre facture de bon de commande.
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