Cette page couvre les bases de la création, de l’attribution et de la gestion des notes CRM.

Si vous découvrez encore Orderbot ou si vous souhaitez connaître les bases de l’utilisation du CRM et son fonctionnement dans Orderbot, consultez notre Qu’est-ce que le CRM?<\/a> page.

Il existe deux pages<\/em> où vous pouvez créer une note CRM :

1. Clients > Gérer les clients et Commandes > Nouvelles commandes

   Votre première option consiste à utiliser le même menu de recherche et de commande que vous utilisez pour vos opérations régulières. Vous pouvez accéder à cette page depuis les options de menu Clients et Commandes. (Cela est dû au fait que la recherche client et la passation de commandes peuvent toutes deux se faire sur la même page.)

   •  Recherchez<\/em> un client (Vous pouvez utiliser des filtres tels que le pays ou le code postal pour affiner votre recherche et localiser votre client.)
   • Vous verrez une petite icône de presse-papiers<\/em> et un triangle<\/em>. Cliquez sur l’icône presse-papiers pour créer une nouvelle note.

   

2. Clients > Notes CRM

   Votre deuxième option consiste à utiliser la page Notes CRM sous Client > Notes CRM<\/strong>. Cette page colorée est idéale pour gérer et effectuer le suivi des notes CRM une fois que vous avez déjà créé au moins une note CRM pour un client en utilisant la première méthode ci-dessus. Avec cette méthode, vous créerez principalement une nouvelle note CRM lorsque vous aurez terminé la précédente.

   

   • Recherchez<\/em> des notes CRM. (Vous pouvez filtrer par Statut, Action et Variable, ou par le représentant commercial auquel vos notes sont attribuées.)
   • Trouvez la note que vous souhaitez marquer comme terminée<\/em>. Cliquez sur la petite icône X rouge<\/strong>.
   • Une fenêtre contextuelle s’affichera, vous demandant si vous souhaitez simplement marquer la note comme terminée ou également en créer une nouvelle. Choisissez «Marquer comme terminée + Nouvelle note<\/strong>».

   

   • Cela fermera la note précédente et ouvrira la page pour en créer une nouvelle. (Notez que si vous fermez cette fenêtre, vous aurez clôturé une note sans prévoir de suivi.)

Très bien, vous savez maintenant où<\/em> créer une note. Vous avez la note CRM ouverte et vous êtes prêt à la remplir. Que faire ensuite ?

Chaque configuration CRM est légèrement différente. Vous verrez les statuts<\/em>, actions<\/em> et variables<\/em> que votre administrateur<\/a> a configurés dans Orderbot.

• Statut<\/strong> : L'état actuel de ce client. Le statut s’affiche comme une colonne dans vos pages de recherche client, permettant à tous vos représentants de voir rapidement des informations importantes, par exemple si un compte est en retard ou si un prospect est froid.
• Action<\/strong> : Que faut-il faire ? (par ex. Appeler, Envoyer un échantillon)
• Date d’action\/de suivi<\/strong> : Quelle est l’échéance ? Si cette date est dépassée sans que la note ne soit fermée, elle apparaîtra dans la section En retard de la page Notes CRM.
• Attribuer à<\/strong> : Qui doit s’en charger ?
• Variable<\/strong> : Options de filtrage. Les plus courantes incluent le fuseau horaire ou le classement du client. Voir ci-dessous pour plus d’informations sur les variables et la recherche.
• Clore la dernière note<\/strong> : S’il existe déjà une note pour ce client, cette case à cocher fermera automatiquement l’ancienne note lors de la création de la nouvelle.

Une fois que vous avez tout rempli, cliquez sur Soumettre<\/strong>. 

 <\/strong>NOTE: Le menu déroulant «Assign To» sur la page Notes CRM est différent du menu déroulant Représentant commercial que vous configurez dans la page Gérer les représentants commerciaux. Cela vous permet d’exercer un contrôle précis sur les opérations. (par ex. Vous pouvez avoir un compte attribué à un représentant, une commande attribuée à un autre et une note CRM attribuée à encore un autre. Toutefois, cela signifie également que si vous réaffectez un client à un autre représentant, vous devrez déplacer vos notes CRM.) Veuillez consulter la section ci-dessous sur le déplacement des notes CRM pour plus d’informations.

 <\/strong>CONSEIL : Si vous souhaitez créer des notes internes, vous pouvez créer votre propre entreprise en tant que «client» dans Orderbot.

Pour chaque menu déroulant dans votre note CRM, vous devez sélectionner l’option appropriée pour le type de note que vous créez. Par exemple, si vous avez configuré une variable telle que «Magasin» avec une liste déroulante de différents types de magasins (Épicerie, Jouets, etc.), vous choisiriez celui qui décrit le mieux votre client.

La catégorisation de vos notes CRM de cette manière vous permet de rechercher rapidement des notes associées sur la page Notes CRM.

Accédez à Client > Notes CRM<\/em>. Jetez un coup d'œil au Variable If Dropdown. C’est ici que vous pouvez filtrer vos recherches par les variables personnalisées que votre administrateur a configurées dans Prefs > Customer Setup > CRM Settings.

Donc, si vous souhaitez afficher toutes vos notes liées à un supermarché afin de les appeler au sujet de votre nouvelle promotion, il vous suffit de rechercher par la variable 'Store' sur la page CRM Notes. Il en va de même pour toute autre variable que vous avez pu configurer, comme 'Time Zone' ou 'Customer Ranking'.

Sur la page CRM Notes, vous pouvez filtrer par les champs suivants :

• Status - Le statut attribué à une note.
• Action - L’action de suivi attribuée à une note.
• Variables (Variable If Dropdown) - Ce sont des variables personnalisées que votre administrateur a configurées pour vous.
• Assigned To - Le représentant commercial assigné à la note. (N’utilisez pas l’option 'assign to' pour ceci. Voir la note ci-dessous.)
• Date Range - Affiche toutes les notes dans cette plage.
• Include Completed Task - Vous permet d’inclure ou d’exclure les notes déjà terminées et fermées. (Vous voudrez probablement l’inclure si vous recherchez par exemple une plage de dates antérieure.)

 REMARQUE : Vous verrez également un petit carré sur le côté droit où vous pouvez sélectionner une plage de dates et un représentant à 'assign to'. Cette fonctionnalité n’est pas utilisée pour rechercher des notes. Vous l’utiliseriez pour réattribuer en masse des notes CRM à un autre représentant commercial. Veuillez consulter la section ci-dessous sur la réattribution des notes.

Si vous souhaitez réattribuer une note individuelle, suivez ces étapes :

1. Effectuez une recherche pour faire apparaître les notes que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur l’icône Modifier à côté de la note.
3. Sur l’écran de la note elle-même, sélectionnez le représentant commercial à qui vous souhaitez la réassigner dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Soumettre. Répétez avec d’autres notes.

Nous disposons également d’une fonctionnalité pour réattribuer les notes en masse :

1. Tout d’abord, effectuez une recherche pour faire apparaître les notes que vous souhaitez modifier.
2. Cochez la case à gauche de chaque note que vous allez réassigner.
3. En haut, il y a une petite case qui indique select date et assign to. Sélectionnez une date, puis choisissez le nouveau représentant dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Soumettre. Un message apparaîtra en haut de la page pour vous indiquer si la réattribution a été effectuée avec succès ou non.