Si vous découvrez Orderbot pour la première fois, vous pourriez être tenté de passer directement à des fonctionnalités telles que la passation de commandes. Mais si vous n'avez pas terminé votre configuration, vous rencontrerez des obstacles : par exemple, si vous n'avez pas encore configuré vos produits, il n'y aura rien à commander. Vous ne pouvez pas non plus configurer les clients tant que vous ne disposez pas d'un modèle de guide de commande à leur attribuer.
Suivez les étapes de ce guide pour tout configurer et commencer à utiliser Orderbot. Chaque section contient des liens vers des guides qui traitent ces sujets plus en détail.
Si vous êtes toujours perdu, veuillez envoyer un courriel à support@orderbot.com pour toute question.
Configuration des produits
Étape 1 - Classes de produits - Allez dans Products > Product Management > Product Classes et configurez vos Sales Class, Inventory Class et/ou Assembly Class, selon vos besoins.
Étape 2 - Structure des produits - Allez dans Products > Product Management > Product Structure et configurez les catégories et groupes auxquels vos produits appartiendront.
Étape 3 - Étiquettes de produits - Allez dans Prefs > Product Setup > Product Tags si vous souhaitez configurer des 'tags' pour filtrer vos produits lors de la passation de commandes. Cette étape est facultative, mais recommandée si vous avez un grand nombre de produits.
Étape 4 - Variables de produit - Si vous prévoyez de configurer des produits parent-enfant, allez dans Prefs > Product Setup > Manage Product Variables. Une fois ces éléments configurés, vous pouvez créer des produits enfant sur le profil de tout produit défini comme 'parent'.
Étape 4b (Optionnelle) - Ajouter des unités de mesure personnalisées - Orderbot est pré-rempli avec des unités de mesure telles que 'each', 'package' et 'Lbs'. Si aucune de nos options actuelles ne répond à vos besoins, ajoutez vos propres unités personnalisées.
Étape 5 - Configuration de produits 1 pour 1 - Si votre unité de vente est la même que votre unité d'inventaire, utilisez ces ressources pour vous guider lors de la création d'un Bill of Material 1:1. Si vous prévoyez d'utiliser une unité d'achat, vous devrez également configurer vos catégories d'achat.
Étape 6 - Configuration de produits 1 pour plusieurs - Si votre unité de vente se compose de multiples unités d'inventaire, utilisez cette ressource pour vous guider dans la création de vos produits :
Étape 7 - Tarification des produits - Une fois que vous avez configuré vos produits, vous devrez leur attribuer un prix dans un Order Guide avant qu'ils n'apparaissent sur l'orderpad. Allez dans Products > Product Management > Order Guide Templates pour créer un nouveau Order Guide ou modifier un Order Guide existant.
Configuration des représentants commerciaux
Étape 1 - Représentants commerciaux - Allez dans Prefs > Customer Setup > Manage Sales Rep pour ajouter ou modifier des représentants commerciaux et des groupes.
Étape 2 - Commission des représentants commerciaux - Configurez les commissions des représentants commerciaux à plusieurs niveaux : représentants commerciaux individuels, client ou produit.
Étape 3 - Attribuer des représentants commerciaux à des territoires - Allez dans Prefs > Customer Setup > Sales Territories. Attribuez un représentant commercial à un État ou un pays spécifique, de sorte que toute commande passée dans ces territoires soit attribuée par défaut à ce représentant. Cette étape est optionnelle.
Étape 4 - Réaffectation des représentants commerciaux - Allez dans Prefs > Customer Setup > Manage SalesRep Customers pour réaffecter un représentant commercial d'un client à un autre.
Étape 5 - Création d'utilisateurs - Allez dans Prefs > Users pour configurer votre représentant commercial en tant que nouvel utilisateur dans Orderbot. Notez que si vous utilisez le modèle par utilisateur, cette page ne sera pas disponible pour vous.
Étape 6 - Configuration du CRM - Allez dans Prefs > CRM Settings pour configurer les statuts, actions et variables CRM. Allez dans Customers > CRM Notes pour d'autres fonctions CRM.
Paramètres d'expédition et de taxes
Étape 1 - Centres de distribution - Allez dans Prefs > System Setup > Shipping and Tax Settings > Distribution Centers et ajoutez au moins un centre de distribution.
Étape 2 - Méthodes d'expédition - Allez dans Prefs > System Setup > Shipping and Tax Settings > Shipping Methods et activez vos méthodes d'expédition pour le nouveau centre de distribution que vous avez créé. Sélectionnez une méthode d'expédition par défaut. Vérifiez que vous disposez de méthodes disponibles pour les clients nationaux/internationaux ou destinées à un usage front-end/back-end, selon vos besoins.
Étape 3 - Boîtes d'expédition - Allez dans Prefs > System Setup > Shipping Box pour configurer vos boîtes d'expédition par défaut.
Étape 4 - Frais d'expédition - Allez dans Prefs > System Setup > Shipping and Tax Settings > Shipping Charges et créez un frais d'expédition pour chaque canal de vente et centre de distribution que vous prévoyez d'utiliser.
Étape 5 - Destinations d'expédition - Allez dans Prefs > System Setup > Shipping and Tax Settings > Shipping Destinations pour activer les centres de distribution et les frais d'expédition que vous avez ajoutés aux étapes précédentes. (Faites ceci pour chaque pays vers lequel vous prévoyez d'expédier.)
Étape 6 - Onglet Expédition - Allez dans Customers > Manage Customers, recherchez un client que vous avez créé précédemment et cliquez sur Order. Vous verrez les résultats de vos paramètres dans le 'Shipping Tab.'
Configuration du client
Étape 1 - Configuration du client - Allez dans Customers > New Customer pour créer un nouveau compte (adresse de facturation) et un client (adresse de livraison).
Étape 2 - Ajouter des clients à un compte existant - Allez dans Customers > New Customer et utilisez le lien 'existing account' pour rechercher le compte que vous souhaitez utiliser.
Étape 3 - Recherche de clients - Une fois vos clients saisis, allez dans Customers > Manage Customers pour les trouver. Cliquez sur le bouton 'order' à côté d'eux pour passer des commandes.
Préférences
Préférences - Allez dans Prefs > System Setup > Site Settings. Il y a quelques paramètres à compléter (par exemple, informations sur l'entreprise, devise et paramètres de facture). Nous recommandons de visionner les deux vidéos de formation ainsi que de lire les guides pertinents avant de modifier ces paramètres.
Gestion des commandes
Step 1 - Placing an Order - Go to Customers > Manage Customers, do a search, and click on the Order button next to your customer.
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Guides pratiques - Notions de base sur les commandes, Comprendre l’Orderpad
Étape 2 - Gestion des commandes - Allez dans Orders > View Orders ou Fulfillment > Manage Shipping. Sur cette page, vous pouvez rechercher des commandes ou les envoyer à votre entrepôt si vous disposez déjà d'une intégration.
Étape 3 - Coupons - Allez dans Prefs > Order Setup > Coupon Codes pour configurer des coupons de réduction à utiliser sur les commandes.
Étape 4 - Retours et crédits - Allez dans Orders > View Orders et recherchez votre commande. Cliquez sur l'ID de la commande pour afficher la page de détail de la commande, où vous pouvez cliquer sur l'option de retour. Cette option n’apparaîtra que pour les commandes expédiées.
Étape 5 - Application des paiements - Allez dans Customers > Manage Customers, recherchez votre client et cliquez sur le nom de son compte. Cliquez sur l'onglet 'Accounting' du profil de compte (facturation) – pas sur le lien 'accounting' dans votre menu supérieur. Sur cette page, vous pouvez appliquer des paiements en cochant la case à côté d'une commande, puis en cliquant sur le bouton Apply Payment.
Étape 6 - Trop-perçus - Si vous payez un montant supérieur à celui d'une commande ou si vous modifiez une commande déjà payée de sorte que le total soit inférieur au paiement initial, une note de crédit pour trop-perçu sera alors créée pour la différence. Cet avoir peut être appliqué à une commande ou soldé au client.
Étape 7 - Avoirs directs - Allez dans Customers > Manage Customers, recherchez votre client et cliquez sur le nom de son compte. Cliquez sur l'onglet 'Accounting' du profil de compte (facturation) – pas sur le lien 'accounting' dans votre menu supérieur. Cliquez sur l'onglet 'Credits' et sélectionnez 'Add Credit' pour en créer un.
Étape 8 - Remboursements - Allez dans Customers > Manage Customers, recherchez votre client et cliquez sur le nom de son compte. Cliquez sur l'onglet 'Accounting' du profil de compte (facturation) – pas sur le lien 'accounting' dans votre menu supérieur. Recherchez la commande que vous souhaitez rembourser et cliquez sur le signe + rouge.
Commandes d'achat
Cette section ne s’applique pas si vous n’utilisez pas de bons de commande (PO) pour recevoir des stocks d’un fournisseur. Pour d'autres options, veuillez consulter notre guide pratique sur la gestion des stocks. Vous pouvez également utiliser Inventory Adjust ou Count depuis un fichier CSV, ce qui vous permet d'exporter et d'importer l'inventaire dans le même format.
Étape 1 - Création de fournisseurs - Allez dans Purchasing > Manage Vendors > Add Vendor et configurez au moins un fournisseur.
Étape 2 - Création d’unités d’achat - Vérifiez que vous avez déjà créé vos catégories d’achat dans Purchasing > Manage Purchase Category. Une fois cette étape terminée, allez dans Purchasing > Add Purchase Unit. Vous pouvez également effectuer cette étape lors de la création d'une nomenclature 1:1. Voir « Produits - Étape 5 » pour plus d'informations.
Étape 3 - Création de bons de commande - Allez dans Purchasing > Manage Vendors > View Vendors ou Purchasing > Purchase Orders > New Purchase Order, puis recherchez l’un des fournisseurs que vous avez créés à l’étape 1. Cliquez sur le bouton Order à côté de ce fournisseur pour ouvrir le bon de commande (PO).
Étape 4 - Réception des bons de commande - Allez dans Purchasing > Purchase Orders > View Purchase Orders pour rechercher un bon de commande que vous avez créé à l’étape 3. Cliquez sur l’icône en forme de boîte pour ouvrir la page de réception.
Étape 5 - Retour de marchandises au fournisseur - Allez dans Purchasing > Purchase Order > New Purchase Order, recherchez votre fournisseur et cliquez sur le bouton Order. Vous créerez ce bon de commande de la même manière qu’à l’étape 3, sauf que vos quantités seront négatives.
La comptabilité
La plupart des fonctions de comptabilité ne peuvent pas être utilisées tant qu'il n'y a pas de commandes expédiées dans le système et que les informations ne sont pas disponibles pour l'export. Selon les besoins de votre entreprise, votre processus interne peut également différer de celui décrit ci-dessous. Si vous avez des questions, veuillez envoyer un courriel à support@orderbot.com.
Étape 1 - Configuration des codes de compte - Allez dans Prefs > Customer Setup > Daily Batch Code Setting.
Étape 2 - Exportation du lot quotidien - Allez dans Accounting > Daily Batch et clôturez les jours que vous souhaitez exporter.
Étape 3 - Rapprochement des paiements en espèces avec le rapport Daily Payments - Allez dans Accounting > Accounting Reports > Daily Payments
Étape 4 - Rapprochement des paiements entre Orderbot et Authorize.net - Allez dans Accounting > Credit Card Reconciliation.
Étape 5 - Rapport mensuel des comptes clients et relevés - Allez dans Accounting > Aged Accounts Receivables et recherchez 'as of' une date précise.
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