Voici une liste de questions fréquemment posées. En général, vous trouverez toute question qui peut être traitée en quelques phrases et ne justifie pas une page distincte.

Comment puis-je exporter une liste de mes clients ?

Accédez à Rapports –> Rapports clients > Exportation de clients. Si vous exportez ce rapport vers Excel, vous pouvez réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez.

Comment puis-je désactiver un compte client ?

Cliquez sur la coche verte pour la facturation et pour la livraison. S'ils sont désactivés, un "X" rouge s'affichera. Selon les paramètres de votre site, les clients désactivés peuvent ou non apparaître dans la recherche.

Comment puis-je ajouter un nouveau client (livraison) à un compte (facturation) existant ?

Sous Clients –> Nouveau client, si vous regardez sur la partie droite, il y a une petite icône de loupe à côté des mots "compte existant". Si vous cliquez sur cette option, vous pouvez rechercher un compte de facturation existant pour y ajouter votre nouveau compte client.

Remarque : Nous avons également un guide et une vidéo de formation qui traite de ce sujet.

J'ai coché "Ajouter à Googlemap" sur le profil de mon détaillant. Pourquoi ne le vois-je pas sur ma page Trouver un magasin ?

La cause la plus fréquente de ce problème est que l'adresse est incorrecte. Essayez de le rechercher sur Google Maps. https://maps.google.ca/ S'il n'apparaît pas là, il n'apparaîtra pas dans le localisateur de magasin. De plus, si Google Maps corrige automatiquement votre adresse avec une variante, vous voudrez que le profil de votre client corresponde exactement à ce que Google Maps indique. Les différences courantes incluent un code postal différent ou des abréviations telles que "ST" au lieu de "street".

Existe-t-il un moyen d'exporter les guides de commande dans orderbot ?

Depuis le profil de compte (Facturation), sélectionnez l'onglet Guide de commande, puis cliquez sur l'icône Imprimer / Courriel, selon vos besoins.

Comment puis-je modifier le représentant commercial attribué à une note CRM ?

Consultez les instructions détaillées sur cette page → Change Sales Rep Assigned to Note ou suivez les étapes ci-dessous :

Si vous souhaitez réaffecter une note individuelle : 

1. Effectuez une recherche pour afficher les notes que vous souhaitez modifier. Cliquez sur l'icône d'édition d'une note.
2. Sur l'écran de la note, sélectionnez dans la liste déroulante le représentant commercial auquel vous souhaitez réaffecter la note.
3. Soumettre. Répétez l'opération avec les autres notes.

Je souhaite modifier le statut CRM pour l'un des comptes d'expédition, mais le champ est grisé. Pouvez-vous m'indiquer comment le modifier ?

Vous pouvez modifier le statut CRM sur un profil client, uniquement s'il n'existe AUCUNE note CRM. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur l'icône de la note CRM. Pour modifier le statut de clients ayant déjà une note, vous pouvez ajouter une nouvelle note (par exemple, indiquer la raison du changement de statut CRM), puis, dans cette boîte de dialogue, vous pouvez ajuster le statut CRM.

Existe-t-il un moyen de modifier facilement les produits créés dans une catégorie pour une autre ?

Pour changer facilement la catégorie d'un produit que vous avez déjà créé, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Produits–> Modifier les produits > Modifier les produits en groupes
2. Faites glisser et déposez en fonction de vos besoins.

   

3. Modifiez la CLASSE de l'inventaire aux articles de vente. (menu déroulant en haut de l'écran)
4. Faites glisser et déposez en fonction de vos besoins.

Je ne parviens pas à commander les produits que je viens de créer dans l'Orderpad ?

Pour résoudre ce problème, veuillez suivre les étapes ci-dessous

1. Allez dans le profil du produit et assurez-vous que le produit est dans la catégorie et le groupe corrects
2. Assurez-vous que le produit est disponible dans l'entrepôt à partir duquel cette commande sera expédiée
3. Assurez-vous que le guide de commande lié au compte client pour lequel vous passez la commande comporte un prix pour ce produit. Si le produit que vous essayez de commander est un produit enfant, assurez-vous qu'il existe un prix correspondant pour le produit parent dans ce guide de commande.

Où puis-je voir l'historique d'inventaire d'un produit ?
Si vous accédez à Rapports –> Rapports d'inventaire > Transaction d'inventaire, vous pouvez effectuer une recherche par SKU. Vous pourrez voir les ajustements d'inventaire, les commandes expédiées, les bons de commande reçus ou d'autres ajustements de l'inventaire d'un produit.

Consultez notre page sur la gestion des stocks.

Remarque : Vous devrez effectuer la recherche par la classe appropriée, ce qui dépend des paramètres de votre site. Par exemple, si vous avez configuré des unités assemblées, vous devrez effectuer la recherche par "classe d'assemblage".

Une commande a été marquée comme expédiée le 4 septembre 2019, cependant les produits de cette commande n'affichent pas de diminution de l'inventaire lorsque je lance les rapports (par exemple le rapport de transaction d'inventaire) pour septembre 2019. 

La diminution de l'inventaire se produit à la date d'expédition et NON à la date à laquelle le statut de la commande est passé à Expédiée.  Par conséquent, si la commande est marquée comme expédiée le 4 septembre 2019, mais que la commande a une date d'expédition du 31 août 2019, l'épuisement des stocks figurera dans les mêmes rapports, pour le mois d'août 2019 (et non septembre 2019).

En d'autres termes, si la commande ne peut pas être marquée comme expédiée à la date d'expédition, veuillez vous assurer de modifier la date d'expédition de la commande, pour la date à laquelle vous pourrez faire expédier la commande.

Cela peut être fait en :

• Modifier l'onglet Expédition de la commande individuelle

• Déplacer la date d'expédition de la commande sur l'écran Orders > View Order.

Pourquoi tous mes chiffres d'inventaire sont-ils négatifs ?

Si vous n'avez pas suivi l'inventaire entrant dans Orderbot, alors les commandes expédiées auront diminué les niveaux d'inventaire de vos produits sans jamais être reconstitués. (Certains clients préfèrent configurer les choses de cette manière, afin de voir combien ils ont expédié au fil du temps.)

Si vous souhaitez suivre l'inventaire dans Orderbot, vous pouvez utiliser notre import CSV pour saisir un inventaire initial ou effectuer un ajustement.

J'ai fait un décompte manuel et mon inventaire présente un écart important. Pourquoi ?

Si vous accédez à Rapports –> Rapports d'inventaire > Transaction d'inventaire et que vous effectuez une recherche pour l’un des SKU présentant un écart dans votre décompte, vous pourrez voir l'historique des transactions de ce produit. Vérifiez toutes les transactions depuis le dernier décompte. Les causes les plus courantes d'écarts sont des bons de commande non reçus, des ajustements d'inventaire et des commandes expédiées vers le mauvais entrepôt. Vérifiez que tous les bons de commande ont été correctement reçus et que tous les ajustements correspondent aux bonnes valeurs. Vérifiez également que toute commande importante est destinée au bon entrepôt.

Je souhaiterais revenir à une version antérieure d'une nomenclature (BOM). Que dois-je faire ?

Dans l'onglet BOM du profil du produit, repérez la version antérieure. Puis cliquez sur le bouton 'dupliquer' pour créer une nouvelle version de la nomenclature (BOM) avec les mêmes composants que l’ancienne.

Je tente de rechercher une commande expédiée sur les pages 'View Order' ou 'Manage Fulfilment'. Pourquoi ne puis-je pas la trouver ?

Dans le coin droit de l'écran, vous verrez plusieurs cases à cocher avec des statuts colorés. Vérifiez si le statut 'shipped' est coché. Si ce n'est pas le cas, les commandes expédiées seront exclues de vos recherches.

Comment configurer les avis d'expédition, les confirmations par e-mail et les factures ? Peuvent-ils être envoyés automatiquement ?

Consultez notre page sur les paramètres d'e-mail.

Si vous accédez à Préférences –> Configuration système –> Paramètres du site –> Paramètres d'e-mail, vous pouvez configurer des factures automatiques, des confirmations par e-mail et des avis d'expédition. Il suffit de cocher la case à côté de l'option que vous souhaitez activer et de cocher les canaux de vente que vous souhaitez inclure. Vous devrez saisir une 'Adresse e-mail d'expéditeur'. Vous avez également la possibilité d'ajouter une 'Adresse e-mail CCI' si vous souhaitez recevoir des copies de tous ces e-mails dans votre propre boîte de réception. Une fois que tout est configuré comme vous le souhaitez, faites défiler vers le bas et validez.

Vous pouvez également personnaliser la mise en forme de certains d'entre eux. Pour les factures, vous pouvez accéder à la page 'invoice' sous Paramètres du site. Ici, vous pouvez modifier le logo, le texte d'adresse ou le format de base de vos factures. Dans 'Confirmation Message', vous pouvez modifier le logo et le texte pour les messages de confirmation selon le canal de vente.

Remarque : Pour que les clients reçoivent des avis d'expédition, des confirmations par e-mail ou des factures, vous devez avoir une adresse e-mail saisie dans leur profil client. Si cela n'est pas renseigné, vous recevrez un message d'erreur lorsque vous tenterez d'envoyer un e-mail.

Remarque : Les confirmations par e-mail sont envoyées automatiquement dès qu'une commande est modifiée, ainsi que lors de sa création initiale. Lors de la modification d'une commande, vous voudrez peut-être supprimer temporairement l'adresse 'email confirm' du profil du client afin qu'il ne reçoive pas une douzaine de copies du message de confirmation.

Je souhaite effectuer un remboursement, mais la carte du client a expiré. Comment rembourser sur une autre carte ?

Dans la liste déroulante 'refund', si vous sélectionnez un mode de paiement par carte de crédit alors qu'une carte est déjà enregistrée, il y a une case à cocher indiquant 'Return to Another Card'. Si vous cochez cette case, de nouveaux champs apparaîtront pour vous permettre de saisir de nouvelles informations de carte de crédit.

J'ai configuré une tarification par grille avec des frais d'expédition de 0 $ pour les commandes dépassant un certain montant. Pourquoi mes clients se voient-ils toujours facturer des frais d'expédition ?

Vérifiez le champ 'Minimum Shipping Fee' sur votre tarif d'expédition dans Préférences –> Configuration système –> Paramètres d'expédition et de taxes –> Frais d'expédition. Si vous avez un tarif minimum ici, votre tarification par grille ne pourra pas descendre en dessous de cette valeur. Donc, si vous avez des frais d'expédition minimum de 5 $, mais que la tarification par grille est fixée à 0 $, le client se verra facturer 5 $.

Pourquoi ne puis-je pas choisir une certaine méthode d'expédition lors de la création d'une commande ?

Il y a deux raisons possibles à cela.

• a. Paramètres des méthodes d'expédition > La méthode d'expédition pour ce centre de distribution n'est pas activée. Cliquez sur le 'x' rouge pour l'activer.

• b. Frais d'expédition paramètres > Les frais d'expédition sélectionnés pour le pays de livraison ne sont pas actuellement actifs. Si vous utilisez une tarification par grille, ajoutez une méthode de calcul d'expédition pour la méthode d'expédition que vous essayez d'utiliser. Vous ne pouvez pas facturer la livraison si le programme ne sait pas quel prix utiliser ! Si vous souhaitez utiliser les tarifs de vos transporteurs, utilisez simplement "Get Rates".

Pour plus d'informations sur la façon de les configurer, veuillez consulter notre page des Paramètres d'expédition et de taxes.

J'ai accidentellement créé deux unités d'achat. Comment puis-je en supprimer une ?

Vous ne pouvez pas supprimer une unité d'achat, mais vous pouvez la désactiver.

Vous avez deux options. Vous pouvez aller dans Achats –> Gérer les unités d'achat > Afficher les unités d'achat et cliquer sur la coche verte à côté d'une unité d'achat pour la désactiver.

Sinon, vous pouvez aller dans l'onglet 'Achats' du profil de produit et cliquer sur la petite coche verte pour la désactiver. 

Je viens d'expédier la première commande à mon nouveau client (compte). La facture est impayée, mais ce client n'apparaît pas dans le(s) rapport(s) AR ?

Si votre entreprise utilise la Date de facture pour calculer un compte débiteur et que la facture n'a pas de date de facture, alors ce nouveau client (compte) n'apparaîtra pas dans le(s) rapport(s) AR, en supposant qu'il s'agit de la première commande.