Por favor, mira nuestra serie de videos sobre las órdenes de compra si tienes alguna pregunta que no responde esta guía.

Nota: Para utilizar Órdenes de Compra, debes configurar una Lista de Materiales para todos tus productos, de modo que cada uno tenga una unidad de venta, unidad de inventario y unidad de compra. Consulta nuestra serie de videos sobre configuración de productos para más información. Si tu unidad de venta y tu unidad de compra son las mismas (por ejemplo, vendes el mismo artículo que compras), también puedes configurar un producto 1:1 / BOM simple.

1. Ve a Compras > Órdenes de Compra > Ver Proveedores.
2. Busca un proveedor. Puedes filtrar tu búsqueda por nombre y apellido del contacto del proveedor, nombre del proveedor, ID del proveedor, código postal, dirección de correo electrónico o número de teléfono. Si deseas buscar todos los proveedores, simplemente deja todos estos campos en blanco.
3. Encuentra al proveedor que lleva el producto que deseas solicitar. Debes haber configurado y asignado Proveedores a tus unidades de compra antes de poder crear una Orden de Compra. (Si compras el mismo artículo de varios proveedores, necesitarías crear múltiples unidades de compra y vincularlas a una sola unidad de inventario.)

   

4. Haz clic en el botón de Pedido junto a ese proveedor.
5. Serás redirigido a una hoja de pedido de OC muy similar a la que utilizas para realizar pedidos regulares. Selecciona una categoría de producto para ver una lista de productos para ordenar.
6. Si no ves al menos una categoría de producto (p. ej. predeterminado), significa que este proveedor no ha sido asignado a ninguna unidad de compra.

   

7. Introduce una cantidad para cada producto que desees ordenar.
8. Haz clic en el botón Agregar.

   

9. Presta atención a las tres pestañas de pedido: Artículos, Envío y Notas.
10. En la Pestaña de Artículos, una vez que has agregado un producto, puedes aplicar un descuento, editar un cargo de envío o eliminar un artículo.
    • Descuento - Haz clic en el signo verde $ junto a una línea de artículo para aplicar un descuento.
    • Editar Cargo de Envío - Haz clic en el botón Editar junto a "entrega" para editar manualmente tu cargo de envío.
    • Eliminar Artículo - Haz clic en la papelera para eliminar un artículo que has agregado.
11. En la Pestaña de Envío, completas la información de envío. ¡No te olvides de hacer clic en Guardar Detalles de Envío una vez que hayas terminado!
    • Centro de Distribución - Selecciona un centro de distribución (CD) del menú desplegable. Ten en cuenta que el CD que selecciones aquí determinará bajo qué almacén el inventario En Pedido aparecerá en informes como el Componente de Estado de Stock.
    • Método de Envío - Haz clic en el círculo junto al método de envío que te gustaría usar para esta OC.
    • Fecha de Envío - La fecha en la que la OC debe enviarse. Haz clic en el ícono del calendario () para seleccionar una fecha.
    • Fecha de Recepción - La fecha en la que esta OC fue recibida. Deja este campo en blanco cuando primero crees una OC. Este campo es para cuando editas una OC después de que ha sido recibida.
    • Fecha de Llegada - La fecha estimada de llegada. Esto se mostrará en algunos informes para la gestión de inventario.
    • Nombre del Destinatario - Esto se extrae de la información de tu Centro de Distribución bajo Preferencias > Configuración del Sistema > Configuración de Envíos e Impuestos. Lo mismo ocurre con Nombre de la Empresa, Dirección, Número de Apartamento/Suite, País, Estado/Provincia, Ciudad, Código Postal y número de teléfono.
    • Orden de Compra - Este campo es para asignar un número de OC utilizado en cualquier otro sistema.
    • Notas de Pedido - Para las instrucciones de envío. Estas aparecerán en tu Factura de Orden de Compra.
12. En la Pestaña de Notas, puedes agregar una nota especial adicional. Al igual que la nota de pedido, esto se mostrará en tu factura de orden de compra. También se mostrará en la página de detalles de la Orden de Compra.
13. Cuando hayas terminado de agregar todos los productos e información a tu orden de compra, no olvides hacer clic en el botón Enviar Pedido. Serás redirigido automáticamente a la página de Detalles de OC.

Para ver tus Órdenes de Compra después de haberlas creado, ve a Compras > Órdenes de Compra > Ver Órdenes de Compra.

Selecciona tus filtros y haz clic en Enviar.

Estos son los filtros de búsqueda que puedes usar en esta página:

• Rango de Fechas - Haz clic en el ícono de calendario () junto a los campos vacíos de rango de fechas para abrir un calendario donde puedes seleccionar una fecha.
• Fecha de Orden, Fecha de Envío y Fecha de Recepción - Por defecto, cualquier rango de fechas que busques en esta página será la fecha de orden, que es el día en que se creó originalmente la OC. También puedes filtrar por la fecha de envío o la fecha de recepción.
• Mostrar Productos - Marca esta casilla para mostrar el nombre y SKU del Producto (Unidad de Venta) en lugar del nombre y SKU de la Unidad de Compra.
• Estado de OC - Marca las casillas junto a los estados En Pedido, Recibido, Conciliado o Eliminado para buscar sólo OCs con ese estado.
• ID de Orden - El ID asignado a una orden de compra específica que estás buscando.
• Nombre - El nombre del contacto asignado a un proveedor.
• Apellido - El apellido del contacto asignado a un proveedor.
• Nombre de Cuenta - El nombre del proveedor.
• Categoría - Usa este menú desplegable para limitar tu búsqueda a una categoría de producto específica.
• Contenido del Producto - Busca OCs que contengan un nombre de producto específico.

Una vez que hayas realizado tu búsqueda, verás una lista de órdenes de compra. Haz clic en el enlace de ID de Orden para ver una página más detallada sobre una orden de compra específica.

En la página de detalles de OC, puedes enviar por correo electrónico la factura de tu orden de compra a tu proveedor, editar tu orden de compra o hacer clic en 'Ver OC' para previsualizar e imprimir tu factura de orden de compra.