Esta página cubre los conceptos básicos de crear, asignar y gestionar las Notas CRM.

Si todavía eres nuevo en Orderbot o te gustaría conocer los conceptos básicos de para qué se utiliza CRM y cómo funciona en Orderbot, consulta nuestro ¿Qué es CRM? página.

Hay dos páginas donde puedes crear una Nota CRM:

1. Clientes > Gestionar Clientes y Pedidos > Nuevos Pedidos

   Tu primera opción es utilizar el mismo menú de búsqueda y pedidos que utilizas para tus operaciones regulares. Se puede acceder a esta página desde las opciones de menú tanto de Clientes como de Pedidos. (Esto es porque tanto la búsqueda de clientes como la colocación de pedidos se pueden realizar en la misma página.)

   •  Busca un cliente (Puedes usar filtros como país o código postal para ayudar a reducir tu búsqueda y ubicar a tu cliente.)
   • Verás un pequeño icono de portapapeles y un triángulo. Haz clic en el portapapeles para crear una nueva nota.

   

2. Clientes > Notas CRM

   Tu segunda opción es utilizar la página de Notas CRM en Cliente > Notas CRM. Esta página colorida es mejor para gestionar y realizar seguimientos con las notas CRM una vez que ya hayas creado al menos una Nota CRM para un cliente utilizando el primer método anteriormente mencionado. Usando este método, principalmente crearás una nueva nota CRM una vez que hayas terminado con la anterior.

   

   • Busca Notas CRM. (Puedes filtrar por Estado, Acción y Variable, o por el representante de ventas al que están asignadas tus notas)
   • Encuentra la nota que te gustaría marcar como completa. Haz clic en el icono de X roja.
   • Verás un mensaje emergente preguntando si te gustaría simplemente marcar tu nota como hecha o también crear una nueva nota. Selecciona 'Marcar Hecho + Nueva Nota'.

   

   • Esto cerrará la nota anterior y abrirá la página para crear una nueva. (Recuerda que si cierras esta pantalla, habrás cerrado una nota sin programar ningún seguimiento.)

Muy bien, ahora sabes dónde crear una nota. Tienes la Nota CRM abierta y estás listo para completarla. ¿Qué sigue?

Cada configuración de CRM es un poco diferente. Verás los Estados, Acciones y Variables que tu administrador ha configurado en Orderbot.

• Estado: El estado actual de este cliente. El estado se muestra como una columna en tus páginas de búsqueda de clientes, permitiendo a todos tus representantes ver información importante de un vistazo, como si una cuenta está en mora o un cliente potencial está frío.
• Acción: ¿Qué se debe hacer? (e.g. Llamar, Enviar Muestra)
• Fecha de Acción/Seguimiento: ¿Cuál es la fecha límite? Si esta fecha pasa sin que esta nota sea cerrada, aparecerá en la sección Deuda Pendiente de la página de Notas CRM.
• Asignar A: ¿Quién necesita hacerlo?
• Variable: Opciones de filtrado. Comunes incluyen Zona Horaria o Clasificación del Cliente. Ver abajo sobre Variables y Búsqueda.
• Completar Última Nota: Si ya existe una nota para este cliente, esta casilla automáticamente cerrará la anterior cuando se cree esta.

Una vez que hayas completado todo, haz clic en Enviar. 

NOTA: El menú desplegable 'Asignar A' en la página de Notas CRM es diferente del menú desplegable de Representante de Ventas que configuraste en la página de Gestión de Representantes de Ventas. Esto te permite un control detallado sobre las operaciones. (e.g. Puedes tener una cuenta asignada a un representante, un pedido a otro y una nota CRM asignada a alguien completamente diferente) Sin embargo, también significa que si reasignas un cliente a un representante diferente, necesitarás mover tus Notas CRM. Por favor salta a la sección de abajo sobre mover Notas CRM para más información.

TIP: Si quisieras crear notas internas, puedes crear tu propia empresa como 'cliente' dentro de Orderbot.

Para cada menú desplegable en tu Nota CRM, querrás seleccionar la opción apropiada para el tipo de nota que estás creando. Por ejemplo, si hubieras configurado una variable como 'Tienda' con una lista desplegable de diferentes tipos de tiendas (Alimentos, Juguetes, etc.), entonces elegirías la más adecuada para describir a tu cliente.

Categorizar tus notas CRM de esta manera te permite buscar rápidamente en la página de Notas CRM notas relacionadas.

Ve a Cliente > Notas CRM. Echa un vistazo a la Variable Si Desplegable. Aquí es donde puedes filtrar tus búsquedas por las variables personalizadas que ha configurado tu usuario administrador en Preferencias > Configuración de Cliente > Configuración CRM.

Por lo tanto, si deseas buscar todas tus notas relacionadas con una tienda de comestibles para poder llamarlas sobre tu nueva promoción, es tan sencillo como buscar por la variable 'Tienda' en la página de Notas CRM. Lo mismo ocurre con cualquier otra variable que hayas configurado, como 'Zona Horaria' o 'Clasificación del Cliente'.

En la página de Notas CRM, puedes filtrar por los siguientes campos:

• Estado: El estado asignado a una nota.
• Acción: La acción de seguimiento asignada a una nota.
• Variables (Variable Si Desplegable): Estas son variables personalizadas que ha configurado tu usuario administrador.
• Asignado A: El representante de ventas asignado a la nota. (No utilices la opción 'asignar a' para esto. Ver la nota a continuación.)
• Rango de Fechas: Muestra todas las notas dentro de este rango.
• Incluir Tarea Completada: Te permite incluir o excluir notas que ya han sido completadas y cerradas. (Probablemente querrás incluir esto si estás buscando un rango de fechas pasado, por ejemplo.)

NOTA: También verás un pequeño cuadro a la derecha donde puedes seleccionar un rango de fechas y un representante para 'asignar a'. Esta función no se utiliza para buscar notas. Usarías esto para reasignar en lote las notas CRM a otro representante de ventas. Por favor ve a la sección de abajo sobre reasignación de notas.

Si deseas reasignar una nota individual, sigue estos pasos:

1. Haz una búsqueda para abrir las notas que deseas cambiar.
2. Haz clic en el icono Editar junto a la nota.
3. En la propia pantalla de la nota, selecciona el representante de ventas al que deseas reasignar desde el menú desplegable.
4. Haz clic en Enviar. Repite con otras notas.

También tenemos una función para reasignar notas en lote:

1. Primero, haz una búsqueda para abrir las notas que deseas cambiar.
2. Marca la casilla en el lado izquierdo de cada nota que vas a reasignar.
3. Arriba, hay una pequeña caja que dice seleccionar fecha y asignar a. Elige una fecha y luego selecciona el nuevo representante en el menú desplegable.
4. Haz clic en Enviar. Aparecerá un mensaje en la parte superior de la página para informarte si la reasignación fue exitosa o no.