Si eres nuevo en Orderbot, podrías sentir la tentación de saltar directamente a funciones como el pedido. Pero si no has completado tu configuración, te encontrarás con obstáculos: por ejemplo, si aún no has configurado tus productos, no habrá nada disponible para ordenar. Tampoco puedes configurar clientes hasta que tengas una plantilla de guía de pedidos para asignarles.
Sigue los pasos de esta guía para configurar todo y poder comenzar a usar Orderbot. Cada sección contiene enlaces a guías que cubren estos temas con más detalle.
Si todavía te sientes perdido, envía un correo a support@orderbot.com con cualquier pregunta.
Configuración de Productos
Paso 1 - Clases de Productos - Ve a Productos > Gestión de Productos > Clases de Productos y configura tu Clase de Ventas, Clase de Inventario, y/o Clase de Ensamblaje, según tus necesidades.
Paso 2 - Estructura de Productos - Ve a Productos > Gestión de Productos > Estructura de Productos y configura las categorías y grupos a los que pertenecerán tus productos.
Paso 3 - Etiquetas de Productos - Ve a Pref > Configuración de Productos > Etiquetas de Productos si deseas configurar 'etiquetas' que puedes usar para filtrar tus productos al realizar pedidos. Este paso es opcional, pero recomendable si tienes una gran cantidad de productos.
Paso 4 - Variables de Producto - Si vas a configurar productos padre-hijo, ve a Prefs > Configuración de Productos > Gestionar Variables de Productos. Una vez que los hayas configurado, puedes crear productos hijo en el perfil de cualquier producto configurado como 'padre'.
Paso Opcional 4b - Agregar Unidades de Medida Personalizadas - Orderbot viene preconfigurado con unidades de medida como 'cada uno, paquete y libras'. Si ninguna de nuestras opciones actuales satisface tus necesidades, añade tus propias unidades personalizadas.
Paso 5 - Configuración de Productos 1 a 1 - Si tu unidad de venta es la misma que tu unidad de inventario, utiliza estos recursos para guiarte en la creación de una Lista de Materiales 1:1. Si planeas utilizar una unidad de compra, también necesitas configurar tus categorías de compra.
Paso 6 - Configuración de Productos 1 a Muchos - Si tu unidad de venta consiste en múltiples unidades de inventario, utiliza este recurso para guiarte en la creación de tus productos:
Paso 7 - Precios de Productos - Una vez que hayas configurado tus productos, necesitarás asignarles precios en una Guía de Pedidos antes de que aparezcan en el panel de pedidos. Ve a Productos > Gestión de Productos > Plantillas de Guía de Pedidos para crear una nueva guía de pedidos o editar una existente.
Configuración de Representantes de Ventas
Paso 1 - Representantes de Ventas - Ve a Pref > Configuración de Clientes > Gestionar Representante de Ventas para añadir o editar representantes de ventas y grupos.
Paso 2 - Comisión de Representantes de Ventas - Configura las comisiones de los representantes de ventas en múltiples niveles: representantes de ventas individuales, cliente o producto.
Paso 3 - Asignación de Representantes de Ventas a Territorios - Ve a Pref > Configuración de Clientes > Territorios de Venta. Asigna un representante de ventas a un estado o país específico, para que cualquier pedido realizado en esos territorios sea asignado a este representante por defecto. Este paso es opcional.
Paso 4 - Reasignación de Representantes de Ventas - Ve a Pref > Configuración de Clientes > Gestionar Clientes de Representante de Ventas para reasignar un representante de ventas de un cliente a otro.
Paso 5 - Creación de Usuarios - Ve a Pref > Usuarios para configurar a tu representante de ventas como un nuevo usuario dentro de Orderbot. Recuerda que si estás en el modelo por usuario, esta página no estará disponible para ti.
Paso 6 - Configuración de CRM - Ve a Pref > Configuración CRM para configurar los estados, acciones y variables de CRM. Ve a Clientes > Notas de CRM para otras funciones CRM.
Configuraciones de Envío y Tasas
Paso 1 - Centros de Distribución - Ve a Pref > Configuración del Sistema > Configuraciones de Envío y Tasas > Centros de Distribución y añade al menos un centro de distribución.
Paso 2 - Métodos de Envío - Ve a Pref > Configuración del Sistema > Configuraciones de Envío y Tasas > Métodos de Envíoy activa tus métodos de envío para el nuevo centro de distribución que creaste. Selecciona un método de envío predeterminado. Verifica que tienes métodos disponibles para clientes nacionales/internacionales o para usos directos/indirectos, según tus necesidades.
Paso 3 - Cajas de Envío - Ve a Pref > Configuración del Sistema > Caja de Envío para configurar tus cajas de envío predeterminadas.
Paso 4 - Cargos de Envío - Ve a Pref > Configuración del Sistema > Configuraciones de Envío y Tasas > Cargos de Envíoy crea un cargo de envío para cada canal de ventas y centro de distribución que planeas usar.
Paso 5 - Destinos de Envío - Ve a Pref > Configuración del Sistema > Configuraciones de Envío y Tasas > Destinos de Envío para activar los centros de distribución y los cargos de envío que añadiste en pasos anteriores. (Haz esto para cada país al que planeas enviar.)
Paso 6 - Pestaña de Envío - Ve a Clientes > Gestionar Clientes, busca un cliente que creaste anteriormente y haz clic en Pedido. Verás los resultados de tus configuraciones en la 'Pestaña de Envío'.
Configuración de Clientes
Paso 1 - Configuración de Clientes - Ve a Clientes > Nuevo Cliente para crear una nueva cuenta (facturar a) y cliente (enviar a).
Paso 2 - Añadir Clientes a una Cuenta Existente - Ve a Clientes > Nuevo Cliente y usa el enlace de 'cuenta existente' para buscar la cuenta que te gustaría usar.
Paso 3 - Búsqueda de Clientes - Una vez que hayas ingresado a tus clientes, ve a Clientes > Gestionar Clientes para encontrarlos. Haz clic en el botón 'pedir' al lado de ellos para realizar pedidos.
Preferencias
Preferencias - Ve a Pref > Configuración del Sistema > Configuraciones del Sitio. Hay un par de configuraciones que deben completarse (por ejemplo, información de la empresa, moneda y configuraciones de factura). Recomendamos ver ambos videos de entrenamiento, así como leer las guías relevantes, antes de cambiar cualquiera de estas configuraciones.
Gestión de Pedidos
Paso 1 - Realizar un Pedido - Ve a Clientes > Administrar Clientes, haz una búsqueda, y haz clic en el botón de Pedido al lado de tu cliente.
-
Guías de Cómo Hacer - Conceptos Básicos de los Pedidos, Entendiendo el Panel de Pedidos
Paso 2 - Gestionando Pedidos - Ve a Pedidos > Ver Pedidos o Cumplimiento > Gestionar Envíos. En esta página, puedes buscar pedidos o enviarlos a tu almacén, si ya tienes una integración.
Paso 3 - Cupones - Ve a Pref > Configuración de Pedidos > Códigos de Cupón para configurar cupones de descuento que se puedan usar en pedidos.
Paso 4 - Devoluciones y Créditos - Ve a Pedidos > Ver Pedidos y busca tu pedido. Haz clic en su ID de pedido para abrir la página de detalles del pedido, donde puedes hacer clic en la opción de devolución. Esta opción solo aparecerá para pedidos enviados.
Paso 5 - Aplicando Pagos - Ve a Clientes > Gestionar Clientes, busca a tu cliente, y haz clic en su nombre de cuenta. Haz clic en la pestaña 'Contabilidad' en el perfil de la cuenta (facturación)–no en el enlace 'contabilidad' en tu menú superior. En esta página, puedes aplicar pagos marcando la casilla junto a un pedido y haciendo clic en el botón Aplicar Pago.
Paso 6 - Sobrepagos - Si alguna vez sobrepagas un pedido o editas un pedido pagado de manera que el total del pedido es menor que el pago original, se creará un crédito por sobrepago por la diferencia. Este crédito puede ser aplicado a un pedido o liquidado al cliente.
Paso 7 - Créditos Directos - Ve a Clientes > Gestionar Clientes, busca a tu cliente, y haz clic en su nombre de cuenta. Haz clic en la pestaña 'Contabilidad' en el perfil de la cuenta (facturación)–no en el enlace 'contabilidad' en tu menú superior. Haz clic en la pestaña 'Créditos' y luego en 'Agregar Crédito' para crear uno.
Paso 8 - Reembolsos - Ve a Clientes > Administrar Clientes, busca a tu cliente y haz clic en el nombre de su cuenta. Haz clic en la pestaña 'Contabilidad' del perfil de la cuenta (facturación), no en el enlace 'contabilidad' de tu menú superior. Encuentra el pedido que deseas reembolsar y haz clic en el signo rojo +.
Órdenes de Compra
Esta sección no será aplicable si no usas órdenes de compra (PO) para recibir inventario de un proveedor. Para otras opciones, consulta nuestra Guía de Cómo Hacer sobre gestión de inventario. También puedes usar Ajustar o Contar Inventario desde CSV, lo cual te permite exportar e importar inventario en el mismo formato.
Paso 1 - Creación de Proveedores - Ve a Compras > Administrar Proveedores > Agregar Proveedor y configura al menos un proveedor.
Paso 2 - Creación de Unidades de Compra - Asegúrate de haber creado tus categorías de compra en Compras > Administrar Categoría de Compra. Una vez completado ese paso, ve a Compras > Agregar Unidad de Compra. También puedes realizar este paso mientras creas una Lista de Materiales 1:1. Consulta 'Productos - Paso 5' para más información.
Paso 3 - Creación de Órdenes de Compra - Ve a Compras > Administrar Proveedores > Ver Proveedores o Compras > Órdenes de Compra > Nueva Orden de Compra y busca uno de los proveedores que creaste en el paso 1. Haz clic en el botón Ordenar junto a ese proveedor para abrir el pedido PO.
Paso 4 - Recepción de Órdenes de Compra - Ve a Compras > Órdenes de Compra > Ver Órdenes de Compra para buscar un PO que creaste en el paso 3. Haz clic en el icono de caja para abrir la página de recepción.
Paso 5 - Devolución de Mercancías al Proveedor - Ve a Compras > Orden de Compra > Nueva Orden de Compra, busca a tu proveedor y haz clic en el botón Ordenar. Harás este PO de la misma manera que en el Paso 3, excepto que tus cantidades serán negativas.
Contabilidad
La mayoría de las funciones de contabilidad no se pueden usar hasta que haya órdenes enviadas en el sistema y haya información disponible para exportar. Dependiendo de las necesidades de tu empresa, tu proceso interno puede variar del que describimos a continuación. Si tienes alguna pregunta, envía un correo electrónico a support@orderbot.com.
Paso 1 - Configuración de Códigos de Cuenta - Ve a Preferencias > Configuración de Cliente > Configuración de Código de Lote Diario.
Paso 2 - Exportación del Lote Diario - Ve a Contabilidad > Lote Diario y cierre los días que deseas exportar.
Paso 3 - Reconciliación de Efectivo con el Informe de Pagos Diarios - Ve a Contabilidad > Informes Contables > Pagos Diarios
Paso 4 - Reconciliación de Efectivo entre Orderbot y Authorize.net - Ve a Contabilidad > Reconciliación de Tarjetas de Crédito.
Paso 5 - Informe y Estados de Cuentas por Cobrar Mensuales - Ve a Contabilidad > Cuentas a Cobrar Vencidas y busca 'hasta' una fecha específica.
Comentarios
0 comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.